行政管理崗位大揭秘

在前面已經(jīng)提過，企業(yè)不同，其相應(yīng)的行政管理崗位名稱也會(huì)有所區(qū)別。這里以常見的7種行政管理崗位為例，對(duì)這7種行政管理崗位的工作職責(zé)情況予以了解。為了便于比較這7種行政管理崗位之間的關(guān)系，我們以表格的形式來呈現(xiàn)，見表1-1。

表1-1 常見行政管理崗位職責(zé)簡介

通過表1-1，我們能夠?qū)σ恍┏Ｒ姷男姓徫挥幸欢私狻?duì)行政管理工作而言，提高效率是一個(gè)內(nèi)在要求，為此，行政管理工作通常伴隨一定的流程與考核標(biāo)準(zhǔn)，從而提升行政管理水平。

說一說流程設(shè)計(jì)與考核標(biāo)準(zhǔn)

在生活中，做很多事情都需要具備一定的流程，科學(xué)的流程不僅關(guān)系到做事的質(zhì)量，還關(guān)系到做事的成敗。在著名笑星周星馳主演的電影《武狀元蘇乞兒》中，蘇乞兒（周星馳飾演）被趙無極廢了武功，蘇乞兒的父親（吳孟達(dá)飾演）為了讓兒子練成打狗棍法，便含淚狠心地把蘇乞兒關(guān)到一個(gè)有很多狗的密室里，由于蘇乞兒的父親忘記給蘇乞兒一根打狗棍，結(jié)果蘇乞兒不但沒有打狗棍去打狗，無法練習(xí)打狗棍法，而且被一群狗追著猛咬，最終蘇乞兒被狗咬得傷痕累累。

當(dāng)然，《武狀元蘇乞兒》中的很多情節(jié)具有搞笑似的勵(lì)志色彩。在蘇乞兒的父親組織蘇乞兒練習(xí)打狗棍法的流程中，由于忽略了給蘇乞兒一根打狗棍，蘇乞兒的父親策劃與組織的這場逼兒練習(xí)打狗棍法的戲草草收?qǐng)觥?/p>

其實(shí)，在實(shí)際工作中，我們是否也會(huì)因?yàn)榭紤]不周而使得流程執(zhí)行質(zhì)量大打折扣呢？比如，公司領(lǐng)導(dǎo)安排你去機(jī)場迎接一位客人，結(jié)果到了機(jī)場，你卻發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)沒有給你要迎接客人的聯(lián)系電話，當(dāng)你急忙給領(lǐng)導(dǎo)打電話詢問時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)無人接聽；當(dāng)你終于撥通領(lǐng)導(dǎo)電話時(shí)，可能等來的卻是領(lǐng)導(dǎo)一句：“客人已經(jīng)自己打車到公司了！”這時(shí)，作為行政人員的你，恐怕心里有些不是滋味，你的做事能力或許也會(huì)因此在領(lǐng)導(dǎo)心目中打些折扣吧。

可見，要提高行政管理工作的效率，就需要設(shè)計(jì)工作流程、優(yōu)化工作流程，從而確保事件的高效執(zhí)行。我們接下來以采購辦公用品為例，了解該事項(xiàng)的工作流程，具體如圖1-3所示。

圖1-3 辦公用品采購管理流程示意圖

在圖1-3中，行政人員通過查看流程圖，可以快速操作待辦的相應(yīng)事項(xiàng)，從而在第一時(shí)間內(nèi)做對(duì)的事情。可見，流程設(shè)計(jì)可以指導(dǎo)工作人員快速理清思路，提高工作效率。

流程圖解決了我們“怎么做”的問題，明確了做事的步驟，可是，僅掌握做事的步驟，不一定就能把事情做好，因?yàn)檫€要掌握做事的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才有可能把事情做得完美無缺。我們以圖1-3為例，行政人員在統(tǒng)計(jì)辦公用品的采購需求時(shí)，應(yīng)該怎樣統(tǒng)計(jì)？這通常會(huì)涉及有關(guān)統(tǒng)計(jì)表格。制訂的采購計(jì)劃應(yīng)該包括哪些信息？比如要包括采購時(shí)間、采購人員、采購方式、采購預(yù)算等。在參與篩選供應(yīng)商、協(xié)助有關(guān)部門洽談價(jià)格時(shí)，需要注意哪些問題？另外，在配合相關(guān)部門提貨時(shí)，要檢查所采購的辦公用品的質(zhì)量、數(shù)量有無問題；在進(jìn)行辦公用品入庫登記時(shí)，要統(tǒng)計(jì)清楚實(shí)際入庫數(shù)量、入庫時(shí)間、入庫經(jīng)辦人等信息。

著名管理學(xué)大師彼得·德魯克曾說：“沒有考核就沒有管理?！痹谛姓芾碇校O(shè)計(jì)工作流程，有助于理清工作思路；制定考核標(biāo)準(zhǔn)，則是為了明確實(shí)際操作是否達(dá)標(biāo)，并將此標(biāo)準(zhǔn)作為企業(yè)對(duì)具體操作人員的考核依據(jù)。這樣有助于提高行政管理工作的質(zhì)量和效率。

到現(xiàn)在為止，我們基本上懂得了行政管理工作的一些技巧，即設(shè)計(jì)和優(yōu)化工作流程、制定工作標(biāo)準(zhǔn)，這其實(shí)也是很多優(yōu)秀的行政管理人員脫穎而出的秘訣。