新發(fā)展團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)操作指引

（第一版 2023年）

0.【目的】

本《指引》用于指導(dǎo)各級(jí)團(tuán)組織依托“智慧團(tuán)建”系統(tǒng)規(guī)范開(kāi)展新發(fā)展團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)線上團(tuán)員身份認(rèn)證功能。

1.【內(nèi)容】

自2023年起，各級(jí)團(tuán)組織須上傳新發(fā)展團(tuán)員電子版《入團(tuán)志愿書》至“智慧團(tuán)建”系統(tǒng)，逐步建立全國(guó)團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.【時(shí)限】

自上級(jí)團(tuán)委審批同意入團(tuán)后30日內(nèi)。

3.【操作步驟】

3.1 錄入新發(fā)展團(tuán)員基本信息

按照“智慧團(tuán)建”系統(tǒng)團(tuán)員錄入流程，填寫團(tuán)員姓名、發(fā)展團(tuán)員編號(hào)、入團(tuán)時(shí)間等基本信息。錄入完成后，進(jìn)入“團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)”，對(duì)新發(fā)展團(tuán)員進(jìn)行信息確認(rèn)。

3.2 上傳《入團(tuán)志愿書》

3.2.1 團(tuán)支部／團(tuán)總支管理員上傳

進(jìn)入“管理中心”，點(diǎn)擊“團(tuán)員管理-團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)／下級(jí)支部團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)”或“團(tuán)干部管理-本級(jí)團(tuán)干部電子數(shù)據(jù)庫(kù)”菜單，查看所有已錄入系統(tǒng)的新發(fā)展團(tuán)員信息。點(diǎn)擊“上傳檔案”，上傳1份PDF格式的團(tuán)員電子版《入團(tuán)志愿書》，文件大小不超過(guò)20M。

上傳成功后，等待上級(jí)團(tuán)委審批。點(diǎn)擊“操作”欄的圖標(biāo)，可實(shí)時(shí)查看審批狀態(tài)，此時(shí)團(tuán)員身份為“尚未認(rèn)證”。團(tuán)員可在“我的團(tuán)員電子檔案”界面查看已上傳的電子檔案。

上級(jí)團(tuán)委審批通過(guò)后，即完成團(tuán)員身份認(rèn)證工作。若審批不通過(guò)，“操作中心”將收到反饋，“檔案是否上傳”欄顯示“替換檔案”按鈕。重新修改后，點(diǎn)擊“替換檔案”按鈕，重新上傳電子檔案。

3.2.2 團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)／團(tuán)委／團(tuán)工委管理員上傳

進(jìn)入“管理中心”，點(diǎn)擊“團(tuán)員管理-下級(jí)支部團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)”或“團(tuán)干部管理-本級(jí)團(tuán)干部電子數(shù)據(jù)庫(kù)”菜單，查看本組織已錄入系統(tǒng)的新發(fā)展團(tuán)員信息。點(diǎn)擊“上傳檔案”，上傳1份PDF格式的團(tuán)員電子版《入團(tuán)志愿書》，文件大小不超過(guò)20M。上傳成功后無(wú)需審批。

注：團(tuán)組織內(nèi)所有2023年及以后新發(fā)展團(tuán)員的《入團(tuán)志愿書》須全部上傳“智慧團(tuán)建”系統(tǒng)。如未上傳，管理員登錄系統(tǒng)后將出現(xiàn)“組織內(nèi)有團(tuán)員檔案尚未上傳”提示框，直至上傳完成。

3.3 上級(jí)團(tuán)委審批

3.3.1 “操作中心”界面審批

團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)／團(tuán)委／團(tuán)工委管理員進(jìn)入“操作中心”，點(diǎn)擊“所有類型”下拉框，篩選查看“團(tuán)員電子檔案審批”類型。點(diǎn)擊“審批”按鈕，查看團(tuán)員的基本信息是否準(zhǔn)確，《入團(tuán)志愿書》是否內(nèi)容真實(shí)、程序規(guī)范。審核后，點(diǎn)擊底部的“同意／不同意”按鈕。如不同意，須寫明理由，反饋給下級(jí)團(tuán)組織。

3.3.2 “下級(jí)團(tuán)員電子檔案審批”界面審批

團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)／團(tuán)委／團(tuán)工委管理員進(jìn)入“管理中心”，點(diǎn)擊“業(yè)務(wù)辦理-下級(jí)團(tuán)員電子檔案審批”菜單，查看下級(jí)團(tuán)員電子檔案審批情況，開(kāi)展線上團(tuán)員電子檔案核查。

3.4 完成團(tuán)員身份認(rèn)證

上級(jí)團(tuán)委審批同意后，系統(tǒng)將顯示“團(tuán)員身份已認(rèn)證”，即完成團(tuán)員身份認(rèn)證流程。

4.【工作要求】

4.1 格式規(guī)范：電子版《入團(tuán)志愿書》為1份PDF格式文檔，文件大小不超過(guò)20M，須逐頁(yè)掃描或通過(guò)圖片形式匯總生成，不得出現(xiàn)缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、污損、模糊不清等情況。

4.2 信息準(zhǔn)確：進(jìn)入“團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)”界面后，逐項(xiàng)核對(duì)新發(fā)展團(tuán)員姓名、發(fā)展團(tuán)員編號(hào)、入團(tuán)時(shí)間等基本信息，確認(rèn)《入團(tuán)志愿書》已加蓋公章。

4.3 流程完整：各級(jí)團(tuán)組織管理員作為第一責(zé)任主體，重點(diǎn)關(guān)注所屬團(tuán)員身份認(rèn)證情況。團(tuán)組織管理員登錄“智慧團(tuán)建”系統(tǒng)后，如有“組織內(nèi)有團(tuán)員身份尚未認(rèn)證”提示框，請(qǐng)及時(shí)查看標(biāo)識(shí)為“尚未認(rèn)證”的團(tuán)員，并按要求完成電子檔案上傳。完成電子檔案上傳后，紙質(zhì)版《入團(tuán)志愿書》應(yīng)存入團(tuán)員檔案。

4.4 對(duì)于畢業(yè)年級(jí)的新發(fā)展團(tuán)員，須完成團(tuán)員身份認(rèn)證后再開(kāi)展團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接工作。

4.5 如需變更電子版《入團(tuán)志愿書》或出現(xiàn)上傳錯(cuò)誤的情況，團(tuán)員所在團(tuán)組織管理員提出修改申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)團(tuán)委審批同意后，重新提交電子檔案，否則無(wú)權(quán)更改。

4.6 團(tuán)員、團(tuán)組織管理員在“智慧團(tuán)建”系統(tǒng)中，可通過(guò)檢索團(tuán)員姓名、身份證號(hào)、發(fā)展團(tuán)員編號(hào)等信息，查看并下載團(tuán)員電子檔案。

5.【常見(jiàn)問(wèn)題Q&A】

5.1 批量錄入團(tuán)員時(shí)，不同入團(tuán)時(shí)間的團(tuán)員可以同批次錄入嗎？

可以。根據(jù)要求，2023年及以后的新發(fā)展團(tuán)員須上傳電子版《入團(tuán)志愿書》。如果批量錄入10名團(tuán)員，其中3名為新發(fā)展團(tuán)員，錄入成功后會(huì)彈出提示框并跳轉(zhuǎn)至“團(tuán)員電子數(shù)據(jù)庫(kù)”界面，管理員需按要求上傳新發(fā)展團(tuán)員的電子檔案。如果批量錄入的10名團(tuán)員中沒(méi)有新發(fā)展團(tuán)員，則不會(huì)出現(xiàn)提示。

5.2 如何將完整的紙質(zhì)版《入團(tuán)志愿書》生成1份電子版PDF文檔，以及有什么要求？

建議有三種方式。一是使用掃描設(shè)備，逐頁(yè)掃描生成1份PDF文檔。二是在手機(jī)里安裝一款掃描類APP，將紙質(zhì)版《入團(tuán)志愿書》逐頁(yè)按順序拍攝掃描，選擇“多選”后，生成1份完整的PDF文檔。三是用手機(jī)相機(jī)功能將紙質(zhì)版《入團(tuán)志愿書》逐頁(yè)拍成圖片，并將圖片按順序依次插入至1份word文檔中，選擇另存為PDF格式。

要求生成的PDF文件必須清晰完整，文件大小不超過(guò)20M，不能缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、模糊不清。

5.3 新發(fā)展團(tuán)員的“團(tuán)員身份認(rèn)證”欄顯示“尚未認(rèn)證”、“認(rèn)證不通過(guò)”，具體是什么情況？

“尚未認(rèn)證”說(shuō)明該團(tuán)員的《入團(tuán)志愿書》沒(méi)有上傳至系統(tǒng)中，管理員需要盡快上傳。“認(rèn)證不通過(guò)”說(shuō)明上傳的《入團(tuán)志愿書》上級(jí)審核時(shí)未通過(guò)，管理員需要根據(jù)上級(jí)的審批意見(jiàn)盡快修改，重新上傳。如果未完成團(tuán)員身份認(rèn)證，系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)新發(fā)展團(tuán)員數(shù)量時(shí)，不計(jì)算在內(nèi)。

5.4 新發(fā)展團(tuán)員的團(tuán)員身份未完成認(rèn)證，會(huì)有什么影響嗎？

如果新發(fā)展團(tuán)員的團(tuán)員身份未完成認(rèn)證，將無(wú)法對(duì)其發(fā)起團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接，并且統(tǒng)計(jì)新發(fā)展團(tuán)員數(shù)量時(shí)，不計(jì)算在內(nèi)。

5.5 團(tuán)支部團(tuán)員的《入團(tuán)志愿書》只能由團(tuán)支部管理員上傳嗎？

不是，團(tuán)支部及其直屬上級(jí)管理員都可以上傳。

5.6 對(duì)于2023年以前入團(tuán)的團(tuán)員，電子版《入團(tuán)志愿書》是否需要上傳？

2023年以前入團(tuán)的團(tuán)員目前不需要上傳電子版《入團(tuán)志愿書》。

5.7 《入團(tuán)志愿書》經(jīng)上級(jí)團(tuán)委審批蓋章后，應(yīng)多久上傳到系統(tǒng)？

根據(jù)《指引》要求，經(jīng)上級(jí)團(tuán)委審批同意并蓋章后30日內(nèi)，完成電子版上傳。

5.8 如果上傳檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)該團(tuán)員系統(tǒng)內(nèi)的發(fā)展團(tuán)員編號(hào)與紙質(zhì)版《入團(tuán)志愿書》首頁(yè)的編號(hào)不一致，如何處理？

系統(tǒng)內(nèi)團(tuán)員的發(fā)展團(tuán)員編號(hào)必須與其《入團(tuán)志愿書》首頁(yè)的一致。如果不一致需要盡快修改，團(tuán)員本人、團(tuán)員所在團(tuán)組織及其直屬上級(jí)團(tuán)組織管理員都有權(quán)限修改